第一章 总  则

第一条  为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》《湖南省档案管理条例》，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指学校在人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新中直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的载体材料。

第三条档案工作是学校重要的基础性工作，是学校整体发展的一部分，校属各单位及各级领导干部应当高度重视档案工作，积极支持档案工作。

第二章 管理体制与机构设置

第四条  学校设立档案馆，挂靠党政办，接受学校领导、上级教育行政部门和档案行政部门的业务指导、监督和检查。

第五条  根据上级关于档案工作管理原则，学校成立由分管党政办的校领导任组长，党政办主任任副组长，档案馆馆长及各职能部门分管档案工作的领导为成员的档案工作领导小组，下设工作办公室，主任由档案馆馆长兼任。

第六条校档案馆（含校史展览馆）的基本职能：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作。

（二）制定学校档案工作规章制度，并负责贯彻执行。

（三）负责接收各单位、各部门整理的档案，对库存档案进行分类、鉴定、统计，集中统一管理全校的各类档案及有关重要资料。

（四）编制检索工具，编研（出版）学校档案史料，积极开发档案信息资源，为学校教学、科研及各项管理工作服务。

（五）加强档案信息化建设和电子文件归档工作，完善档案馆网站，加快数字档案馆建设步伐，拓宽安全网络服务渠道。

（六）开展学校兼职档案员业务培训，提供对全校档案工作的业务咨询和服务指导。

（七）开展档案工作协作、学术研究和交流活动。

（八）利用档案馆和校史展览馆开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

（九）负责校史展览馆的布展维护、参观接待与相关服务工作。

（十）按照档案馆的职责范围，馆长主持档案馆的全面工作。    

第七条学校各单位、各部门明确本单位档案管理分管领导，同时配备兼职档案员，分管领导和兼职档案员应在岗位职责中明确其档案工作任务。

  （一）分管领导职责：

1.贯彻执行上级和学校档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位的档案工作规章制度。

2.将档案工作纳入本单位整体发展规划，促进档案信息化建设同本单位其他工作同步发展。

3.确定本单位兼职档案员，落实档案经费。

4.研究本单位档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

（二）兼职档案员职责：

1.做好平时立卷工作，根据本单位文件材料形成的特点和归档范围，按档案馆所给的目录号进行编目，合理分类存放，便于归档和利用。

   2.负责本单位文件材料的收集、保管、立卷、归档等工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，案卷质量符合要求，并做好本单位档案的安全和保密工作。

3.主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆移交档案。

4.努力钻研业务，积极参加档案馆组织的业务学习和有关活动，不断提高档案工作水平。

第三章 档案管理

   第八条学校应对纸质和电子档案材料同步归档。文件材料的归档按照《6165cc金沙总站检测中心档案分类方案》进行。

第九条  学校档案馆实行材料形成部门和课题组立卷的归档制度，未按规定进行档案验收或档案验收不合格的科研课题和基本建设项目，不得鉴定、结题与竣工验收。

各单位、各部门要按照学校各类档案管理实施细节要求，组织本单位、本部门的教学、科研和管理人员及时整理档案和立卷。立卷人员按第十一条和第十二条的归档要求和时间对纸质和电子文件进行组卷、编目，交本单位兼职档案馆员检查合格后移交档案馆。同时，档案馆也要及时协助配合做好上述工作。                

第十条应归档的文件、材料，应做到完善、整齐，符合归档要求。

第十一条归档要求  

（一）案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（二）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（三）归档的文件材料必须为原件（稿），载体和书写材料均须质材优良、书绘工整、声像清晰、规格统一、签章完备，符合有关规范和标准。

（四）归档前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整，对已破损的文件材料进行修复，对字迹模糊、褪变的文件材料进行复制。

（五）声像材料应有文字标出摄录对象、时间、地点、中心内容和责任者；声像制作材料和声像制品的档号要与文件材料的档号互相照应记下参见号，并将制作过程中的制作工具移交档案馆。

（六）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正稿与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与被转发文件、多种文字形成的同一文件，分别归入一起，不得分开；文、电应统一归档。不得出现上级针对性文件与金沙官网文件截然分开立卷的现象。

（七）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正稿在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成规律或特点进行排列。

（八）文件材料的归档按年度——机构（问题）——保管期限进行，但跨年度的请示与批复，归复文年度；没有复文的，入请示年度；跨年度的规划入针对的第一年度；跨年度的总结入针对的最后年度；跨年度的会议文件入会议开幕年度。

（九）各单位、各部门承担归档文件整理工作的人员应制定归档文件排列顺序表，不同年度的文件，在归档排列顺序时，每年应保持前后一致。同一保管期限内的归档文件，按事由、结合时间和重要程度等要素排列，并每年保持其连续性。

（十）各类档案材料的整理方法按学校统一要求进行，各部门不得自行其是。

（十一）电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

第十二条归档时间

（一）各归档单位每年形成的综合性文件材料，应在次年4月30日前将上一年度形成的文件材料归档。

（二）学生档案材料须在毕业年度的6月20日前归档。

（三）基建、科研课题应在项目完成后1个月内归档。

（四）毕业生集体照片应在学生离校后1个月内归档。

第四章 档案保管

第十三条  档案库房是保存档案的重要场地，学校坚持严格的管理措施，不断改善档案保护条件，及时添置必要的管理设施，杜绝一切不利档案保存的因素发生，以确保档案的完整和安全。

第十四条  档案工作人员担负着保管档案的重要职责，应确保库房整洁干净，定期清点库存档案，对已褪色的档案及时进行复制，尽量延长档案的使用寿命。

第十五条学校档案工作领导小组负责对档案进行鉴定，对超过保管期限的档案，征得上级有关部门同意后，造具清册，经校领导和上级档案管理部门批准，予以销毁。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第十六条从事专（兼）职的档案工作人员，如因工作变动，离开档案工作岗位时，务必做好档案的移交工作，移交档案必须有监交人。

第五章 档案利用与公布

第十七条学校档案馆应按国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何单位和个人都无权公布学校档案，下例情形的档案不对外公布：

（一）涉及国家秘密的。

（二）涉及专利或技术秘密的。

（三）个人隐私的。

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第十八条  凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在说明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或个人利用档案的按国家有关规定办理。

第十九条查阅、摘录、复制未开放的档案和外借档案应遵守以下规定：

（一）学校各部门因工作需要查阅校务会、党委会、党政联席会等重要会议记录，须经学校校长、书记、分管领导批准。

（二）涉及未公开的技术问题，应形成单位或本人同意，必要时报校长审查批准。

（三）利用者查阅档案一般仅限在阅档室。档案原则上不外借，因特殊情况确需外借者，一般档案应经过档案管理部门负责人同意。

（四）对具有保密要求的电子档案，在网上利用时，应采取身份认定和权限控制等保密措施。

（五）外出、调离、离退休人员，必须在离岗前归还所有档案，否则不予办理相关手续。

（六）外借档案期限一般不超过二周，到期后仍需利用的，应向档案部门说明情况，重新办理借阅手续。退还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，如发现有缺页、缺件等现象，应立即追查处理。

第二十条学校档案馆应采取多种形式积极开展档案宣传，如举办档案展览，建设档案馆网站等。

第六章 考核与奖惩

第二十一条学校建立档案工作检查、考核和评估制度，定期对全校档案工作进行布置、检查、总结与验收，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第二十二条建立健全档案工作年度考核制度，并纳入单位年终考核范围，考核单位以立卷部门为对象，对档案工作不合格的单位在年度考核档案分中予以扣分处理。

第二十三条学校对档案工作做出下例贡献的单位和个人予以表彰和奖励。

（一）档案收集、整理、保护、利用做出显著成绩的。

（二）在档案研究和档案史料研究中做出显著贡献的。

（三）将重要或珍贵的档案捐赠给档案馆的。

（四）同违反档案法律法规行为做斗争表现突出的。

第二十四条有下例行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，构成犯罪的由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的。（二）不按规定归档、拒绝归档或将档案据为己有的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、出卖、赠送、交换档案的。

（五）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

   第二十五条本办法由档案馆负责解释。

第二十六条本办法自发文之日起施行，原《6165cc金沙总站检测中心档案管理实施办法》（院通〔2009〕48号）同时废止。